1. Rekisterinpitäjä
Suomen Vapaaehtoisen pelastuspalvelun toimijat ry – Frivilliga räddningstjänsten aktörer i Finland rf
3438574-6
c/o Tilimerkono Oy
Revontulenpuisto 2 C
02100 ESPOO
tietosuoja@svap.fi
2. Rekisterin nimi
Jäsenrekisteri
3. Rekisterin käyttötarkoitus
Kerättäviä henkilötietoja käytetään seuraaviin käyttötarkoituksiin:
- Lakisääteisen jäsenrekisterin ylläpitoon
- Jäsensuhteiden todentamiseen, hoitamiseen ja kehittämiseen
- Jäsenmaksujen keräämiseen ja seuraamiseen
- Kulukorvausten seuraamiseen ja maksamiseen
- Toiminnasta tiedottamiseen
- Jäsen- ja sidosryhmäviestintään
- Tilastointiin (tiedot eivät siirry yksilöitynä tilastoihin)
- Viranomaisille raportointiin
- Jäsenkorttien ja -tuotteiden tuottamiseen
- Jäsenen sähköisen itseasiointipalvelun tuottamiseen
- Jäsenen käymien koulutusten sekä muun yhdistyksen toiminnan kannalta olennaisen osaamisen seurantaan
- Jäsenen tapahtumiin, kokouksiin, koulutuksiin ja hälytyksiin ilmoittautumisen, osallistumisen ja jäsenen muun aktiivisuuden seurantaan
4. Tietojen keräämisen ja käsittelyn oikeusperuste
Jäsenen nimen ja kotipaikan osalta tietojen keräämisen ja käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite.
Muiden tietojen osalta tietojen keräämisen ja käsittelyn oikeusperuste on rekisteröidyn suostumus.
5. Reksiterin tietosisältö
Reksiteriin kerättäviä ja käsiteltäviä tietoja ovat:
- Jäsenen yhteystiedot (koko nimi, sähköpostiosoite, matkapuhelinnumero, syntymäaika, osoite, sukupuoli ja pankkitilin numero sekä henkilötunnus (mahdollisten kulukorvausten maksamista varten))
- Kasvokuva (jäsenkorttia ja sähköistä itseasiointipalvelua varten)
- Jäsenyyttä koskevat tiedot (laskutus- ja maksutiedot, liittymispäivä, eropäivä ja syy eroon, jäsenlaji)
- Tiedot jäsenen käymistä koulutuksista sekä muusta yhdityksen toiminnan kannalta olennaisesta osaamisesta
- Tiedot jäsenen ilmoittautumisesta ja osallistumisesta tapahtumiin, kokouksiin, koulutuksiin ja hälytyksiin sekä tiedot jäsenen muusta aktiivisuudesta.
- Lisäksi kerätään ja käsitellään tietoja jäsenen käyttämistä omista varusteista, ajoneuvoista, niihin mahdollisesti osana yhdistyksen toimintaa tulleista vaurioista tai kadonneista varusteista sekä ajoneuvoilla osana yhdistyksen toimintaa ajetuista matkamääristä, matkojen alkamis- ja päättymispaikoista ja -ajoista.
6. Tietojen säilytysaika
Rekisterin tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita käyttötarkoituksen täyttämistä varten, ellei voimassa oleva lainsäädäntö määrää henkilötietojen säilytyksestä muuta.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään. Nämä tiedot saadaan jäseneltä jäsenhakemuslomakkeella, sähköisen itseasiointipalvelun kautta, puhelimitse, sähköpostilla tai suullisesti. Rekisteröidyn itsensä lisäksi tietoja voidaan saada muista tietojärjestelmistä, esim. tiedot hälytyksiin osallistumisesta voidaan saada hälytysjärjestelmästä.
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja hälytyksiin osallistumisesta, hälytyksillä käytetyistä ajoneuvoista sekä niiden ajotietoja voidaan luovuttaa viranomaisille raportointia varten. Rekisterin tiedoista johdettuja ei-yksilöiviä tilastotietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille. Muita rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, esimerkiksi kulukorvausten ilmoittaminen verohallinnon tulorekisteriin.
Rekisterin tietoja ei siirretä EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tiedot siirretään SSL-suojatun yhteyden ylitse. Sähköiset tiedot on suojattu palomuurilla, käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietojen käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä ja yrityksillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään tai käsittelevät niitä rekisterinpitäjän lukuun.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna sähköpostitse tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen.
Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tai vanhentuneiden tietojen oikaisua tai poistamista tai tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen. Hänellä on myös oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 18 ja 21 mukaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle tai tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (‘oikeus tulla unohdetuksi’).
Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Otsikkokuva: Henrik Lindeman